1 Hou je aan de termijnen!
De termijnen zijn duidelijk en hou je aan de planning. Elektronische verzending verkort met 7 dagen het traject, elektronische toegang tot bestek en Nota’s van Inlichtingen verkort nog eens 5 dagen. (voorwaarde = internetadres vermelding aankondiging)
2 Minimaliseer in te dienen alternatieven
Indien alternatieve aanbiedingen wenselijk zijn, dan moet dit in de aankondiging zijn opgenomen en worden voorzien van technische minimum eisen.
3 Communiceer weging en criteria vóór inschrijving
De weging, (sub)criteria en verdere sub elementen moeten voorafgaand aan de aanbesteding bekend gemaakt zijn.
4 Onderscheid geschiktheideisen en gunningscriteria
Geschiktheideisen zijn gericht op de persoon (natuurlik persoon / rechtspersoon) en zijn bijvoorbeeld financieel economische draagkracht en technische bekwaamheid. Gunningscriteria richten zich op de aanbieding zoals prijs en kwaliteit.
5 Vermeld normen geschiktheideisen
Naast bewijsstukken moeten minimumeisen vermeld worden. Financieel – economische eisen moeten concrete ratio’s of omzetten zijn over de laatste drie jaren.
6 Vermijd wijzigingen in de (sub)criteria
Ook potentiële aanbieders moeten gelijk behandeld worden. Neem dus ook altijd uittreders op in je communicatie, maar liefst nog publiceer Nota’s van Inlichtingen (pre-selectie).
7 Vermijd disproportionele omzet & ervaringseisen
Omzeteis is gewoonlijk 150% van de geschatte contractwaarde.
Ervaringseis (referentie soortgelijk werk) is gewoonlijk 60% referentiewerk van de geraamde aanneemsom en definieer ‘soortgelijk’.
8 Schrijf niet toe naar een dienst of product
Het Programma van Eisen mag concurrentie niet uitsluiten en dat is bij product/dienst gebaseerde PvE’s wel het geval.
9 Controleer model K verklaring
Verklaringen moeten worden ondertekend door een statutaire bestuurder, dan wel hoogste vertegenwoordigsbevoegde persoon. Een verkeerde persoon leidt tot uitsluiting.
10 Motiveer gunning en afwijzing
Neem omwille van transparantie naast de score ook de ‘winnende score’ op.
Bronvermelding: Tendernieuwsbrief oktober 2007, Stellingwerff Beintema & Semmekrot
